Unternehmen müssen derzeit vielerorts digital kommunizieren. Auch Online-Konferenzen gehören oft zum Arbeitsalltag. Was es dabei zu beachten gilt
erklärt Deutschland sicher im Netz.
Das Coronavirus stellt Unternehmen vor viele Herausforderungen. Eine ist es, die Kommunikation unter Mitarbeitenden über räumliche Distanz funktional zu gestalten. Die folgenden DsiN-Tipps erklären, wie Sie digitale Konferenzen sicher und effizient durchführen.
- Achten Sie auf Datenschutzbedingungen und sensibilisieren Sie alle Mitarbeitenden dafür. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern, die digitale Konferenzen ermöglichen. Bevor Sie sich für ein bestimmtes Programm entscheiden, sollten Sie stets sicherstellen, dass die Daten verschlüsselt sind und außerdem nicht an Drittanbieter weitergegeben werden. Ein Registrierungs- und Passwortschutz für die Nutzung ist ebenfalls dringend empfohlen.
- Sichere Logins sind ein Muss. Das Ändern Ihrer Passwörter – und am besten auch Ihrer Benutzernamen – von den Standardeinstellungen auf ein starkes, komplexes Kennwort bzw. Zugangsdaten ist eine grundlegende Sicherheitsanforderung. Das gilt auch für den Zugang zu Konferenzprogrammen. Standard-Administrator-Passworte, schwache Passwörter oder lange nicht geänderte Passwörter stellen eine erhebliche Sicherheitslücke dar.
- Prüfen Sie das Geschäftsmodell der Anbieter auf versteckte Kosten. Viele Kommunikations-Tools – viele Geschäftsmodelle: Zunächst bieten Business-Versionen in der Regel höhere Sicherheit als kostenlose Dienste. In jedem Fall ist es notwendig, die Kosten und Rahmenbedingungen der Anbieter zu durchschauen. Zudem empfiehlt es sich, in Erfahrung zu bringen, wo die Anbieter ihre Programme hosten. EU-Standorte unterliegen den DSGVO-Richtlinien und sind deshalb zu bevorzugen.
- Führen Sie Updates (in diesem Fall von Web-Konferenz-Applikationen) durch. Bringen Sie die Programme immer auf den neuesten Stand. Firmware- und Software-Updates enthalten oft Verbesserrungen zum Schließen von Sicherheitslücken oder führen höhere Sicherheitsstandards ein. Am besten sind automatische Updates, die für besonders zeitnahe und effiziente Sicherheit sorgen. Sie werden üblicherweise durch einen Cloud-basierten Service ermöglicht.
- Das richtige Equipment ist Gold wert. Eine schlechte Anrufqualität kann das konstruktivste Meeting massiv beeinträchtigen. Deshalb lohnt es sich, zusätzlich zum Arbeitsrechner ein gutes Headset zur Verfügung zu stellen. Auch die Internetverbindung ist maßgeblich. Schicken Sie Ihre Mitarbeiter also nur ins Home-Office, wenn diese ein stabiles WLAN-Signal zuhause haben oder statten Sie sie mit einem mobilen WLAN aus. Bei schlechtem WLAN-Signal kann eine Verbindung mit Kabel die Qualität des Anrufs verbessern.
- Werben Sie für die Videofunktion. Haben Sie das passende Videokonferenz-Programm für die Firma etabliert, ermuntern Sie alle Mitarbeitenden dazu, die Videofunktion auch zu nutzen. Fehlende Körpersprache, mehrere Stimmen, die zur gleichen Zeit einsetzen, bis hin zu Verzögerungen bei der Übertragung – mehrere Faktoren erschweren die Kommunikationsprozesse in digitalen Meetings. Es lohnt sich deshalb, mittels Video die akustischen Beiträge um visuelle Eindrücke zu erweitern.
- Für das Verhalten während Online-Konferenzen sollten feste Regeln gelten. Wer schon einmal an einer Videokonferenz teilgenommen hat, kennt solche Situationen: Hier klappert eine Tastatur im Hintergrund, dort schnauft jemand ins Mikrofon und anderswo klagen Teilnehmende über technische Probleme. Das mag mal amüsant sein aber die meiste Zeit stört es und verzögert den Ablauf. Ein „Online-Konferenz-Knigge“ kann helfen. Er gibt z. B. vor, dass Mikrofone ausgeschaltet sind, solange kein Redebeitrag ansteht oder dass technische Probleme bei einzelnen Personen erst im Nachgang behoben werden können.
Bevor Sie in die Planung für Videokonferenzen gehen, loten Sie im Team aus, ob dieser Kommunikationsweg für den entsprechenden Anlass effektiv und zielführend ist. In einigen Fällen bietet sich eher ein E-Mail-Verteiler an, in anderen vielleicht ein herkömmliches Telefonat.
